[SharePoint]権限付きビューの実現方法を考えてみた

SharePointリストで権限付きビューを作りたい

SharePointリストで申請系業務を実現しようとすると、申請者には見えない(or 編集できない)けれども管理者には編集できる項目が作りたくなります。

つまり、権限付きビューまたは権限付き列が欲しいということなんですが、SharePointリストにはそのようなものはないようです。

なので、「申請者には見えないけれども管理者には編集できる項目」の実現方法をいくつか考えてみました。

案1: 申請用と管理用のリストを別々に作る

申請用リストには管理用項目が存在せず、管理用リストは申請用リストに管理用項目を追加しただけのリストとします。また、両方のリストには同期用のユニーク列を設定しておきます。

PowerAutomateを使って申請用リストのデータを管理用リストに同期してやれば、それっぽく運用することができそうです。ユニーク列は同期のために利用します。

問題点は同期を行うPowerAutometeを作るのが面倒というところでしょうか。新規追加/変更/削除それぞれに処理を作る必要があります。

案2: 入力にPowerAppsを使う

SharePointリストは公開せず、申請用と管理用それぞれにPowerAppsを用意して、それからのみデータの操作をする方法です。ビューの代わりをPowerAppsに任せる感じですね。

要件にもよりますが、管理者はSharePointリストに直接アクセスするということにすれば管理用のPowerAppsはいらないかも。

問題点はPowerAppsを作らないといけないことです。面倒くさいですね。
加えて言うならば、SharePointのデフォルトフォームの機能が結構高機能なのですが、それが使えなくなることですしょうか。

案3: リストの検証機能を使う

リストアイテムの新規作成時(=申請の起票時)にのみ管理用項目をいじって欲しくないということであれば、リストの検証機能で制限するという方法が採れます。

新規作成したあとにデータを編集されてしまうとどうにもなりませんが、しょせんExcelのようなもので管理しているんだと思えば、この程度でも諦めが付かないこともない…かもしれません。

結論

ユーザー制限できる権限付きビュー機能を作ってください。Microsoftさん。

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